资产清单回答"有多少台"，台账回答"这台现在归谁管、上一次谁动过"。两张表不是一回事。三本册的专属字段各不相同，但共有的那几列必须一致，否则月底盘点永远合不到一张表上。

一、三本册共有的八列。唯一编号、安装位置、责任人、启用日期、最近一次保养时刻、最近一次故障时刻、30 天内故障次数、当前状态。状态列只允许四个取值：在用、停用、待修、已下线。出现第五种写法，比如"偶尔用""借出中"，就视为这本台账还没建立。判据是硬的：共有列缺任一项的设备，当天不得计入在用数。

二、闸机册再加四列。通道方向、可识别的凭证形态清单、断网后本地可滞留记录数上限、最近一次校时结果。校时结果空着的设备，出问题时只能一台一台去试，试完还记不下来。方向列写错的后果最隐蔽：出向被登记成进向，当天客流净增会是负数，报表组会花两天去查核销逻辑，其实错在一行台账。可识别形态那一列要跟着新增票种一起改，连续三个月没动过的，基本可以断定已经漏了新的形态，等现场报"刷不进去"才想起来查台账。

三、打印机册看四个数。所在窗口编号、当日打印计数、累计张数与更换阈值、卡纸次数，再加一列耗材规格代号，只写代号不写厂家称呼。判据：累计张数到更换阈值的八成即进备件队列；卡纸 30 天内出现 3 次以上的换整机不修；当日打印计数与出票计数差值必须为 0，差 1 张当天查是漏记作废还是跨窗口补打。

四、自助机册要把余量写成小时。纸票卷余量折算出的可用小时数、上次补卷时刻、模块状态清单、断网积压补发条数。可用小时数低于 1 小时该台自动停售；积压条数不为 0 又没有补发记录的，当天按异常处理，不留到第二天。这两列只要有一列长期空白，自助机的故障就永远被归成"机器不稳"。

五、台账要被用才算存在。在用设备 90 天内必须有一条保养记录；30 天内故障超过 3 次的进待修队列；位置变了没同步的按错账处理；停用超过 90 天仍未下线的，盘点必然对不上。总的判据是字段填写率：低于九成，这本册就按不存在来对待，出故障时别指望从它身上找到责任人。

六、编号规则要先定再记。编号要一眼能看出类别、位置和顺序，比如类别码两位、位置码两位、流水号三位，全场唯一、终身不复用。设备下线后编号保留一年，两年后接手的人才知道历史上少的那台去了哪里。判据也干脆：同一编号在两个位置上出现，当场判定台账已乱，其余字段先不用看，这一周从台账里出来的数据都不作数。

先做哪一件：先把共有八列和状态四取值定下来，再谈各本册的专属列。共有列不齐，三本册合不到一起；专属列不齐，只是那一类设备查得慢一点。